O controle de estoque no laboratório é um dos maiores desafios de um negócio, principalmente por ser uma atividade rotineira e poder impactar diretamente nas finanças.
O procedimento é fundamental para o cálculo do giro de consumíveis, como filtros, vidrarias, luvas, meios de cultura, reagentes, entre outros. Além de sua importância para programar e realizar pedidos a fornecedores.
Continue a leitura e saiba como registrar os materiais, gerenciar entradas e saídas, implementar o procedimento e, ainda, tenha acesso a um material gratuito para o bom controle!
Qual a importância do controle de estoque no laboratório?
Uma gestão de estoque eficiente é indispensável para controlar de forma regular os insumos do laboratório. Materiais em excesso representam uma despesa desnecessária ao negócio, ao passo que a falta pode comprometer a realização das atividades.
Veja uma série de benefícios do processo de gestão laboratorial:
- Classificação de insumos de acordo com sua natureza.
- Definição de estoque máximo e mínimo.
- Controle do vencimento de produtos.
- Realização de inventário para saber a quantidade real.
- Automação laboratorial, integrando processos.
- Visualização de retorno sobre o investimento feito (gestão financeira).
- Observação da necessidade sobre compra de materiais.
- Segurança, caso ocorram grandes variações na economia.
- Monitoramento das análises e pesquisas mais realizadas no laboratório.
Como registrar os materiais do laboratório?
Antes de iniciar o controle de estoque no laboratório, de fato, é preciso que todos os materiais armazenados estejam cadastrados, assim como as informações técnicas, datas de validade e última aquisição. Essa etapa pode ser feita utilizando softwares ou planilhas.
Catalogação de produtos
A catalogação é o próximo passo a se realizar, após a escolha do programa de controle do estoque de laboratório. Confira o que levar em consideração:
- Código do produto: a dica é utilizar o número de referência.
- Nome detalhado: com o máximo de informações possíveis. Exemplo: Ponteira para micropipetador 200 ul 400 unidades Corning.
- Tipo unitário: como unidades, litros e gramas.
- Quantidade em estoque: número de produtos disponíveis.
- Quantidade máxima e mínima: número ideal para referência.
- Situação: detalhamento se o estoque está baixo, adequado ou alto.
- Valor unitário: preço pago no produto.
- Fornecedor: de quem você adquiriu o material.
- Data de entrada: quando o insumo foi adquirido.
- Data de validade: se houver.
- Observações: campo para fazer anotações gerais sobre o produto.
Como gerenciar entradas e saídas de produtos?
O acompanhamento diário dos materiais consumidos nas análises deve ser feito a partir do cadastramento em sistema. Confira os principais pontos para se atentar.
Método de gerenciamento
O melhor método é aquele que se encaixa na rotina do negócio. Conheça alguns dos procedimentos utilizados.
Peps
A sigla Peps significa “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”. A prioridade é dada, sempre, pela ordem de chegada dos insumos no estoque.
A metodologia garante a utilização completa de itens do estoque, além de prevenir o vencimento de produtos mais antigos.
A Peps evita a mistura de artigos no armazenamento, que podem gerar prejuízos e afetar a lucratividade.
Um exemplo para ilustrar a questão: você adquire 10 garrafas de reagente, cada uma a R$ 50. Depois de um tempo, sobram dois frascos e você realiza um novo pedido, dessa vez pagando R$ 60.
Ao misturá-los no estoque e utilizar um produto da nova remessa, você vai ter um prejuízo virtual de R$ 10, uma vez que o cálculo é feito com base nos frascos utilizados. Por isso, devem ser usados todos os produtos que entraram primeiro e, depois, os mais recentes.
Custo médio ponderado
Esse método não leva em consideração a ordem de chegada, mas o custo do lote recebido. Assim que os novos produtos chegam, o valor do estoque é recalculado via média ponderada.
Utilizando o exemplo da metodologia anterior: se foram consumidas oito garrafas de reagente das 10 adquiridas a R$ 50, cada, e chegam outras 10 a R$ 60. O saldo final é de 12 frascos, dois da primeira e dez da segunda leva.
[(2 x R$ 50) + (10 X R$ 60)] ÷ 12 = R$ 58,33
O valor médio da garrafa será de R$ 58,33, portanto. A metodologia é essencial para estoques de alto giro, evitando “dinheiro parado”, do ponto de vista administrativo.
Controle de movimentações
O laboratório deve fazer o controle dos produtos que entram e dos que saem. Os itens que chegam podem ser cadastrados ao realizar a aquisição ou periodicamente. Em todo caso, manter registro da data de atualização é fundamental.
Já para as saídas, o ideal é que sejam feitas anotações diárias para evitar confusões e esquecimentos. Assim que o insumo for utilizado, o registro já pode ser feito. Ou então no final do expediente.
Controle de validade
Outra gestão que deve ser feita periodicamente é a das datas de validade. Além de evitar o desperdício, é um indicativo sobre a perda de dinheiro investido.
Taxas de estoque mínimo
A quantidade máxima e mínima de um produto no estoque depende da rotina do laboratório, por isso é preciso fazer análises durante o tempo, entendendo a real necessidade do insumo.
O controle baseia-se no tempo médio de consumo do material. Assim, indica a necessidade de compra com o fornecedor em determinado momento.
Estoque físico padronizado e organizado
É superimportante ter tudo muito bem organizado digitalmente, controlando o que entra, sai e seus valores. Assim como ter um espaço adequado para armazenar os materiais e dispor dos mais utilizados em local de fácil acesso. Eles também podem ser ordenados quanto à data de vencimento.
Vale ressaltar a importância da padronização de nomes nas planilhas (ou softwares) e fisicamente. Por isso, estabeleça uma ordem de palavras ao denominá-lo, como: material – modelo – especificidade – valor unitário – marca. Faça da maneira que seja mais adequada à rotina de trabalho.
Dicas de como implementar o controle de estoque na rotina
Bom, ter um controle de estoque no laboratório é de suma importância para a gestão da empresa. Entretanto, toda administração dos recursos requer uma colaboração coletiva, principalmente de quem utiliza os insumos.
Algumas dicas que podem auxiliar na implantação são:
- Divida tarefas entre equipes: isso deixa as atividades mais distribuídas, sem sobrecarregar nenhum colaborador, criando um senso de responsabilidade no time.
- Contrate um profissional apenas para gerenciar o estoque.
- Defina um sistema de reposição: periódica (em datas pré-determinadas) ou contínua (de acordo com as demandas).
- Encontre bons fornecedores: são eles que ajudam a manter o laboratório em pleno funcionamento.
Independentemente da metodologia adotada durante a gestão ou das técnicas empregadas para a implementação, é fundamental olhar para o funcionamento do laboratório e encaixar as atividades.
Não existe certo ou errado, mas o adequado àquele ambiente. O controle de estoque torna-se uma atividade essencial para quem realiza de forma correta e consistente, indicando diversos parâmetros que podem ser previstos.
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